New! Diocesan Social Media Guidelines in French and English

Lignes directives pour l’utilisation des médias sociaux dans les paroisses

Comme les paroisses apprennent à utiliser les médias sociaux, il est important d’établir de solides compétences en matière de sécurité en ligne et d'établir une empreinte numérique appropriée et positive. Une des meilleures façons de le faire est de modéliser l'utilisation responsable et professionnelle des médias sociaux. Aux fins de ces lignes directrices, l’expression « médias sociaux » se réfère à des outils de technologie en ligne qui permettent aux personnes et aux organisations de communiquer et de partager des informations et des ressources sur Internet.

Autorisation

Les médias sociaux sont des outils qui reflètent ou sont le miroir de la mission, de la vision et des valeurs d'une paroisse. Les personnes ayant l'autorisation d'accéder aux comptes et de partager du contenu au nom de la paroisse doivent être clairement identifiées.

Communication Personnelle vs professionnelle

•  Toutes communications, que ce soit en personne ou par le biais des médias sociaux, façonnent l'opinion publique sur une paroisse. L'utilisation de jugement et de diligence raisonnable est essentielle lors de l'utilisation des médias sociaux.

•  Maintenez un sens de professionnalisme en tout temps.

•  Les meilleures pratiques mettent en garde contre le chevauchement des comptes

  personnels et professionnels.

Limites professionnelles

•  Il est impératif de maintenir les frontières professionnelles claires sur les médias sociaux. Le présent protocole est la pierre angulaire de la confiance durable du public et de la sécurité des relations pour toutes les parties, qu’elles existent à l'intérieur ou à l'extérieur de la paroisse.

•  Il est important de se rappeler que le monde entier vous observe, peu importe où une personne se positionne sur les médias sociaux.

•  Les interactions sur les médias sociaux doivent êtres faites de façon professionnelle et refléter le caractère unique de la paroisse.

•  Demandez-vous pourquoi vous avez besoin d’envoyer des messages et / ou des textes privés à un individu: i.e. : lorsque vous contactez une personne vulnérable au nom d'une paroisse, il est important d’inclure en tout temps une troisième personne en copie conforme (C.C.) dans le message.

•  Les conversations en ligne doivent être faites sur un ton positif, et il faut absolument éviter de se livrer à des conversations négatives ou critiques dans les communications en ligne.

•  Il est important de se rappeler que les gazouillis partagés, les J’aime et les favoris sont perçus comme des appuis.

Respect de la vie privée et confidentialité

•  La sécurité est la principale préoccupation concernant toute information affichée en ligne. Toujours respecter la vie privée et la confidentialité des informations d'un individu.

•  Familiarisez-vous avec les paramètres de confidentialité de chacun des médias sociaux. Les paramètres peuvent changer sans préavis, de sorte que vous aurez besoin de les vérifier fréquemment. Ce processus doit être respecté à chaque fois que les plates-formes sont mises à jour.

•  Veillez à ce que les paramètres de confidentialité soient appropriés, et protégez la vie privée et la confidentialité de toutes les personnes impliquées dans vos listes.

•  Le personnel ne doit jamais divulguer d’information concernant une tierce partie.

•  Une attention particulière doit être portée quant aux adultes vulnérables et aux enfants.

•  L’information personnelle, incluant les noms, adresses, etc., ne doit pas être affichée sur les médias sociaux sans le consentement éclairé des personnes concernées. Cela inclut, mais ne se limite pas aux blogs, photos de groupe et vidéos.

•  Tout ce que vous publiez sur l’Internet peut être modifié et partagé, même si votre compte est anonyme. Les commentaires exprimés en privé entre les utilisateurs de médias sociaux peuvent être partagés dans un domaine plus publique, même si vous avez fixé des paramètres de confidentialité élevés.

Photographies

•  Vous devriez avoir le consentement écrit pour toute photo publiée en ligne. Les photos et vidéos des enfants et des jeunes ne doivent pas être affichés sur les médias sociaux sans le consentement éclairé d'un parent ou tuteur.

•  Les élèves pour lesquels le consentement n’est pas fourni doivent être exclus et / ou leurs visages brouillés.

Soyez vigilants quand vous joignez des mots-clés aux photos et messages, surtout quand vous publiez les photos d’autres personnes.

Avec qui être « ami » et qui « suivre »

Ceux avec qui vous devenez « ami » et « suivez » reflètent les valeurs de votre paroisse. Gardez cela à l'esprit lors de la prise de ces décisions.

Heures professionnelles

•  Les médias sociaux fonctionnent 24 heures par jour, sept jours par semaine. Cela ne signifie pas que vous devez en faire autant. Faire le suivi et répondre à tout moment de la journée ou de la nuit met en place une attente que vous allez continuer à le faire.

•  Établissez des « heures de travail professionnel » (comme les heures de bureau). Vos heures de travail (ou de bureau) devraient être disponibles sur vos comptes professionnels de médias sociaux.

•  Redirigez les notifications des médias sociaux à votre adresse de courriel afin que vous puissiez voir ce qui est dit sur vous en ligne sans avoir à vous connecter à vos comptes de médias sociaux.

Mots de passe

•  Gardez un répertoire central pour toute information concernant vos mots de passe, et mettez-le régulièrement à jour. Google Docs peut être utilisé à cette fin.

•  Quand une personne clé quitte l'équipe des médias sociaux de la paroisse, veillez à ce que tous les mots de passe soient immédiatement modifiés.

 

Social Media Platform Guidelines for Parishes

As parishes learn to use social media, it is important to build strong online safety skills and to establish an appropriate and positive digital footprint. One of the best ways to do this is to model the responsible and professional use of social media. For the purposes of these guidelines, social media refers to online technology tools that enable people and organizations to communicate and share information and resources over the Internet.

Authorization

Social media is a tool that reflects—or mirrors—the mission, vision and values of a parish. Individuals with authorization to access the accounts and share content on behalf of the parish should be clearly identified.

Personal v. Professional

• Every communication, whether in person or through social media, shapes public opinion about a parish. The use of sound judgment and due diligence is critical when using social media.

• Maintain a sense of professionalism at all times.

• Best practice cautions against overlapping of personal with professional accounts. Professional boundaries

• Maintaining professional boundaries on social media is critical. This protocol is the cornerstone of sustained public trust and the safeguard of relationships for all parties, whether they exist within or outside the parish.

• It is important to remember that, wherever one is positioned on social media, the world is watching.

• Social media interactions should be conducted professionally and reflect the unique character of a parish.

• Think about why you need to send private messages and/or texts to an individual: i.e.: when contacting a vulnerable person on behalf of a parish, it is important at all times to include a third person in c.c. on that message.

• Online conversations must be kept on a positive tone, and one must without fail avoid engaging in negative or critical conversations in online communications.

• It is important to remember that retweets, likes and favorites are perceived as endorsements.  

• Privacy and confidentiality

•  Safety is the overriding concern with any information posted online. Always respect the privacy and confidentiality of an individual’s information.

•  Familiarize yourself with any social media tool’s privacy settings. Settings can change without notice, so you will need to check them frequently. This is a common occurrence whenever platforms become updated.

•  Ensure that privacy settings are appropriate, and protect the privacy and confidentiality of all those involved in your lists.

•  Staff must never disclose confidential information about anyone to a third party.

•  Particular care must be taken vis-à-vis vulnerable adults and children.

•  Personal information, including names, location, etc., should not be posted on social media without informed consent. This includes—but is not limited to—blogs, group photographs or videos.

•  Everything you post can be altered and shared, even if your account is anonymous. Comments expressed privately between social media users can be shared in a more public domain, even with privacy settings set to high.  

Photos

•  You should have written consent for any photos published online. Photos and videos of young people should not be posted on social media without the informed consent of a parent/guardian.

•  Students for whom consent is not provided must be excluded and/or have their faces blurred.

•  Tag photos and posts with care, especially when you post photos of others.

Who to “friend” and “follow”

Who you “friend” and “follow” reflects the values of your parish. Keep this in mind when making these decisions.

Professional hours

•  Social media operates 24 hours a day, seven days a week. This doesn’t mean you have to. Monitoring and replying at any time of the day or night sets up an expectation that you will continue to do so.

•  Establish “professional office hours.” Office hours should be available on your professional social media accounts.

•  Forward social media notifications to your email so that you can see what is being said about you online without logging onto your social media accounts.

Passwords

•  Designate a central repository for all your sensitive password information, and keep it regularly updated. Google Docs can be used for this purpose.

•  When a key person leaves the parish social media team, ensure that all the passwords are immediately changed.

©2016 Anglican Diocese of Montreal